Lagebericht & Ergänzungen | Corporate-Governance-Bericht

18.3 Compliance

Der Bayer-Konzern führt seine Geschäfte verantwortungsvoll und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften und behördlichen Regeln der Länder, in denen das Unternehmen tätig ist.

Unter Compliance verstehen wir rechtlich und ethisch einwandfreies Handeln unserer Mitarbeiter im geschäftlichen Alltag, denn jeder Mitarbeiter beeinflusst durch sein berufliches Verhalten das Ansehen des Unternehmens. Verstöße gegen die Einhaltung einschlägiger Gesetze, relevanter Kodizes sowie interner Regelungen werden nicht geduldet.

Der Konzernvorstand bekennt sich uneingeschränkt zu Corporate Compliance, ebenso wie zum Verzicht auf jegliches diesen Grundsätzen entgegenstehendes Geschäft. Die für uns geltenden Grundsätze haben wir in unserer Corporate Compliance Policy verankert, die in 42 Sprachen vorliegt. Sie zeigt die Verpflichtungen zur Einhaltung des maßgeblichen Wettbewerbsrechts, zur Integrität im Geschäftsverkehr – zum Beispiel, dass keine Form der Korruption geduldet wird –, zum Prinzip der Nachhaltigkeit und Produktverantwortung, zur Einhaltung des Außenhandels- und Insiderrechts, zur Trennung der beruflichen von den privaten Interessen, zur ordnungsgemäßen Aktenführung und transparenten Finanzberichterstattung sowie zu fairen und respektvollen Arbeitsbedingungen und gegen jede Form der Diskriminierung auf. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, Verletzungen der Policy unverzüglich zu melden. Aufgrund von Besonderheiten der nationalen Rechtslage gilt diese generelle Meldepflicht nicht in Frankreich. Den Führungskräften im Bayer-Konzern kommt bei der Umsetzung der Corporate Compliance Policy eine besondere Bedeutung zu. Mit ihrer Vorbildfunktion tragen sie entscheidend dazu bei, dass dieser wichtige Verhaltenskodex bei Bayer aktiv gelebt wird. Führungskräfte können ihre Ansprüche auf variable Vergütungsanteile verlieren und müssen mit weiteren disziplinarischen Maßnahmen rechnen, wenn es in ihrem Verantwortungsbereich systematische Verstöße gegen das geltende Recht mit entsprechenden Schäden für Bayer gegeben hat, die durch geeignete Maßnahmen hätten verhindert werden können. Regelgerechtes und gesetzestreues Verhalten ist Teil der Performance-Bewertung (Leistungsbewertung) aller leitenden Mitarbeiter.

Die Bayer-Konzernrevision prüft regelmäßig die Einhaltung der Corporate Compliance Policy. Auf Basis einer risikoorientierten Prüfungsplanung, die u. a. Korruptionsrisiken berücksichtigt, wurden im Jahr 2014 insgesamt 219 Prüfungen durchgeführt, davon 62 Compliance Audits. Diese wurden sowohl präventiv als auch anlassbezogen vorgenommen. In sämtlichen regulären Prüfungen bildet die Einhaltung der Corporate Compliance Policy ebenfalls einen Schwerpunkt. Der Leiter der Konzernrevision nimmt regelmäßig an den Sitzungen des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats teil und stellt diesem mindestens einmal jährlich eine Übersicht über die durchgeführten Prüfungen und deren Ergebnisse zur Verfügung.

Die Compliance-Funktionen im Konzern werden vom Group Compliance Officer geleitet. Er berichtet regelmäßig direkt an den Vorstandsvorsitzenden sowie an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats. Eine zentrale Compliance-Abteilung unterstützt ihn bei der Steuerung und Umsetzung der konzernweiten Compliance-Aktivitäten. Die Konzernführungsgesellschaften verfügen über eigene Compliance Officer. Sie sind unter anderem für die Etablierung konzernweiter sowie gegebenenfalls teilkonzern- und branchenspezifischer Standards zuständig. In allen Ländern und Ländergruppen des Konzerns steht allen Mitarbeitern jeweils ein zentraler Compliance Officer als Ansprechpartner zur Verfügung – gegebenenfalls unterstützt durch weitere Compliance-Funktionen zur Beratung bei Fragen zum rechtlich und ethisch korrekten Verhalten in geschäftlichen Situationen.

Die Compliance-Organisation orientiert sich in ihrer Arbeit an internationalen Standards, wie den „oecd Recommendations of the Council for Further Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions“.

Compliance ist essenziell für unseren wirtschaftlichen Erfolg. Um dieses Thema noch enger in alle operativen Geschäftseinheiten und ihre Arbeitsprozesse zu integrieren, hat Bayer 2013 eine konzernweit gültige Compliance Charta verabschiedet.

Im Zuge der Implementierung der Compliance Charta haben wir das konzernweite Projekt „Integrated Compliance Management“ (icm) eingeführt. Mit icm hat Bayer ein systematisches Konzept entwickelt, das die Rolle der Compliance-Organisation zu einem proaktiven und vorbeugenden Business-Partner hin verändert. Hierdurch soll die enge und systematische Kooperation der Compliance-Fachleute und der Verantwortlichen des operativen Geschäfts gefördert werden, sodass für das Geschäft relevante Risikogebiete erkannt und bestehende Risiken minimiert werden. Wir wollen bis Ende 2015 in allen drei Teilkonzernen umfassende vorsorgliche Risikobeurteilungen durchführen. Regelmäßige Selbst-Monitorings der operativen Geschäftsfelder mittels geeigneter Prüf- und Kontrollverfahren ergänzen das Projekt. icm-Fokusthemen sind u. a. Kartellrecht, Antikorruption, Exportkontrolle, Interessenkonflikte, Insiderhandel, Antidiskriminierung und Datenschutz.

eingeschränkt geprüft

Online-Ergänzung 3-18.3-1

Dabei identifizierte Compliance-Risiken und die Maßnahmen zu ihrer Abwehr werden in einem systematischen Prozess in sogenannten „Round Tables“ erörtert und abgestimmt. Teilnehmer dieser „Round Tables“ sind die jeweiligen Compliance-Funktionen und die Verantwortlichen des betroffenen Geschäfts. Die Ergebnisse der „Round Tables“ werden in einer konzernweiten Compliance-Risk-Management-Datenbank erfasst und überwacht. Seit ihrer Einführung Ende Mai 2014 haben 65 „Round Table“ stattgefunden.

Durch konzernweite bedarfs- und zielgruppenorientierte Trainingsmaßnahmen und umfangreiche Kommunikationsaktivitäten unterstützen wir die Mitarbeiter dabei, ihr Bewusstsein für Compliance und die damit verbundenen Risiken zu stärken und weiterzuentwickeln.

eingeschränkt geprüft

Online-Ergänzung 3-18.3-2

Durch unsere Trainings- und Kommunikationsangebote wollen wir unsere Mitarbeiter unterstützen und ihnen deutlich machen, was Compliance bedeutet und wie wichtig die Einhaltung der entsprechenden Regeln für unser Unternehmen ist. Dadurch soll auch vermieden werden, dass Mitarbeiter aus Unwissenheit oder Unsicherheit Grenzen übertreten. Unsere themenorientierten Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen spiegeln die icm-Fokusbereiche wider.

Die Compliance-Trainings sind in verschiedenen Formaten verfügbar, um den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden: Einige Trainings werden als Web-Based-Trainings (wbt), andere als Präsenztrainings und Workshops angeboten.

2014 haben 36.288 Bayer-Manager und damit 94 % aller Bayer-Manager weltweit mindestens ein Compliance-Training absolviert. Ab 2015 sollen alle Bayer-Manager gemäß unserem Konzernziel je nach Risikobereich jährlich mindestens ein Compliance-Training absolvieren.

Des Weiteren wurde 2014 ein neues globales Web-Based-Training zum Thema Antitrust (Kartellrechtsverstöße) in 75 Ländern implementiert. Das Training ist in zehn Sprachen verfügbar, 27.435 Mitarbeiter haben dieses wbt abgeschlossen.

Für neue Mitarbeiter haben wir zudem ein standardisiertes Schulungsprogramm aufgesetzt, das in Form eines wbt die Grundlagen zu den Themen Compliance, Antikorruption und Antitrust vermittelt. 2014 nahmen 3.145 neue Mitarbeiter hieran teil.

Aufgrund der besonders strengen Compliance-Regelungen im Bereich Gesundheitswesen gibt es spezielle Trainings für den Teilkonzern HealthCare. Diese Trainings basieren auf der globalen Richtlinie des „Bayer HealthCare-Compliance-Handbuch Antikorruption“, das für alle Divisionen von HealthCare gilt. Die in diesen Trainings dargelegten Grundsätze geben einen Überblick über global anwendbare Mindestanforderungen für die Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern von HealthCare, wie beispielsweise Ärzten, Krankenhäusern oder Patientenorganisationen. Diese Mindeststandards leiten sich von Gesetzen, Industriekodizes und internen Regelungen ab. Das Training erläutert allgemeine Compliance-Grundsätze, gibt aber darüber hinaus auch konkrete Handlungsanweisungen für die speziellen Themenbereiche „Einseitige Leistungen“ und „Austausch von Leistungen“.

Das Thema Compliance war auch im Geschäftsjahr 2014 Gegenstand einer breit angelegten Kommunikationskampagne. Alle Mitarbeiter sollen damit noch umfassender über Compliance und die Beratungsmöglichkeiten durch die Compliance-Mitarbeiter nach dem neuen Partner-Konzept informiert sowie stärker für Compliance-kritische Situationen sensibilisiert werden. Ein Newsletter informiert die Mitarbeiter vierteljährlich auf der Compliance-Intranet-Website.

Schwerpunkt der Kommunikationsaktivitäten 2014 waren die Themen „Anti-Korruption“ und „Kartellrechtsverstöße“. Neben spezifischen Trainings gab es zu beiden Themen ein interaktives Quiz, interne Publikationen wie Flyer, Artikel und Videos, die im Bayer News Channel und auf der Compliance-Website verfügbar sind.

Compliance-Verstöße können bei weltweit eingerichteten Hotlines – auch anonym – gemeldet werden. Bei der zentralen Compliance-Hotline und -Mailadresse wurden im Berichtsjahr insgesamt 70 Meldungen durch die Compliance-Organisation registriert, davon kamen 14 aus Deutschland und 56 aus anderen Teilen der Welt. 60 Meldungen gingen per E-Mail ein (17 davon anonym) und 10 telefonisch (acht anonym). Als alternative Berichtskanäle für Compliance-Verdachtsfälle dienen – neben der zentralen Compliance-Hotline und Mailadresse – lokale Hotlines der Landesgesellschaften sowie die jeweiligen Compliance Officer und die Bayer-Konzernrevision.

Alle Compliance-Verdachtsfälle werden konzernweit nach einheitlichen Kriterien erfasst und gemäß den Regeln der Direktive „Bearbeitung von Compliance-Vorfällen“ bearbeitet.

eingeschränkt geprüft

Online-Ergänzung 3-18.3-3

Bestätigt sich ein Compliance-Vorfall durch die eingeleitete Untersuchung, steht dem Unternehmen ein abgestufter Maßnahmenkatalog zur Verfügung. Dieser umfasst mündliche oder schriftliche Ermahnungen eines Mitarbeiters, eine Versetzung, den Nichtvollzug einer geplanten Beförderung, die Kürzung der variablen Einkommenskomponente, die Herabstufung der Tarif- oder Vertragsstufe sowie die ordentliche oder außerordentliche Kündigung des Arbeitsvertrags. Weitergehende Ansprüche des Unternehmens auf Kostenerstattung oder Schadensersatz sowie mögliche strafrechtliche Maßnahmen sind hiervon unberührt. Die im Einzelfall zu ergreifenden Maßnahmen richten sich nach der Schwere des Compliance-Vorfalls und dem jeweils anwendbaren Recht.

Letzte Änderung: 26. Februar 2015  Copyright © Bayer AG
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